OPOS-Liste: So nehmen Sie der „Verwahrerin der offenen Posten“ ihren Schrecken

Die OPOS-Liste gibt Auskunft darüber, wie es um die Balance Ihrer Buchhaltung steht: Wo gibt es noch Ausstände, was ist noch zu zahlen? Wenn es eine weiß, dann die Verwahrerin der offenen Posten. Wesentlich dafür ist, dass sie aktuell und in bereinigter Form vorliegt. 

Und da gerät das Gleichgewicht gerne mal ins Wanken. Damit die OPOS-Liste ihrem Zweck dienen kann, muss neben Ordnungssinn und dem Näschen für Zahlen auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Team sowie Ihren Klienten einwandfrei funktionieren. 

Wie gelingt es Ihnen, dass die OPOS-Liste nicht zum Zeitfresser wird und Ihnen keine offenen Posten mehr entgehen? Wir zeigen Ihnen in diesem Ratgeber, wie nahtlose digitale Workflows Sie in der Auseinandersetzung mit den offenen Posten unterstützen. 

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Was ist eine OPOS-Liste?

Eine OPOS-Liste erfasst alle offenen Posten eines Unternehmens, die also noch nicht ausgeglichen sind. Hierbei kann es sich um kreditorische Posten, sprich Forderungen, und um debitorische Posten handeln, das sind Verbindlichkeiten. Auf der OPOS-Liste steht somit genau, was ein Unternehmen noch zu zahlen und was es zu bekommen hat.

Probleme durch offene Posten: Buchhaltung als Balanceakt

Egal, ob es sich bei den offenen Posten um Forderungen oder Verbindlichkeiten handelt: Versäumnisse aufgrund unsorgfältiger Offener-Posten-Buchhaltung kann Ihr Unternehmen bzw. Ihre Klienten bares Geld kosten. Werden ausstehende Zahlungen übersehen und nicht angemahnt, fehlt Liquidität. Bleiben Rechnungen unbezahlt, können Mahngebühren anfallen – die man sich wahrlich hätte sparen können.

Die Offene-Posten-Liste sorgfältig zu verwalten, ist also das beste Mittel, um Soll und Haben im Blick zu behalten. Soweit die Theorie. In der Praxis kann es aber insbesondere für Steuerberater als externe Dienstleister zu einer echten Herausforderung werden, wenn Sie bspw. auf Basis einer lückenhaften OPOS-Liste eine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen sollen und kurz vor knapp bemerken, dass etwas fehlt.

Eine Offene-Posten-Liste will daher ordentlich gepflegt sein, damit alle Beteiligten sie verstehen und etwas mit ihr anfangen können. Aktualität und Akkuratesse sind die beiden Zauberwörter, die für eine saubere OPOS-Liste unabdingbar sind. Da hilft es nur, das Übel an der Wurzel zu packen: Fehlende Belege müssen eingeholt werden, um die OPOS-Buchhaltung wieder in Balance zu bringen.

Überblick & Verwaltung: Wie Sie die OPOS-Buchhaltung im Gleichgewicht halten

Die Bedeutung der OPOS-Buchhaltung ist zwischenzeitlich gewiss klar geworden. Damit Sie die Liquidität im Blick behalten, müssen offene Posten aufgeschlüsselt werden. Dabei ist die Offene-Posten-Liste für Kreditoren wie Debitoren von Belang, denn schließlich geht es in beide Richtungen um Cashflow. 

Vom Cashflow zum Workflow: Wie können Sie als Steuerberater dazu beitragen, dass die OPOS-Liste Ihrer Klienten im Reinen ist und Sie eine solide Arbeitsgrundlage haben? 

Nun, es ist sinnvoll, die Offene-Posten-Liste als Resultat gelungener Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Klienten zu begreifen. Dabei hilft Ihnen bspw. eine Steuerberater Plattform, welche die Kontexte Ihrer Arbeitsprozesse erfasst und versteht. 

Mit der Collaboration Suite IURIO haben Sie zur Hand, was Sie für die digitale Steuerberatung brauchen – inklusive wirkungsvoller Tools, um als Finanzexperte Ihre Klienten bei der OPOS-Buchhaltung wirkungsvoll zu unterstützen:

• Belege bekommen, die Sie brauchen: Fehlenden Belegen nachzulaufen ist wohl einer der größten Zeitfresser in der Steuerberatung und birgt reichlich Frustrationspotential. Mit IURIO können Sie automatisierte Erinnerungen an Ihre Klienten versenden: Einmal das gewünschte Intervall einstellen, und schon übernimmt IURIO das lästige Nachhaken für Sie. 
• Haftungsrisiken minimieren: Verständlicherweise möchten Sie für die Versäumnisse Ihrer Klienten nicht gerade stehen müssen. Darum bietet Ihnen IURIO eine Bestätigung-Option für die weniger zuverlässigen Kunden: Diese müssen anklicken, dass ihnen die juristischen Konsequenzen einer verspäteten Unterlagen-Lieferung bewusst sind. Das mindert Ihre rechtlichen Risiken. 
• Zuständigkeiten klären: In der Collaboration Suite können Sie Aufgabenschritte und To-dos zweifelsfrei den Verantwortlichen zuweisen. Ihr Klient ist am Zug und muss Ihnen noch Belege liefern? Sie teilen ihm die Aufgabe zu und können Hinweise geben.
• Klar kommunizieren: Bei Jahresabschlüssen oder Umsatzsteuervoranmeldungen, für die Sie die OPOS-Liste brauchen, kann es immer zu Fragen kommen. Statt die über zig Kanäle auf sich einprasseln zu lassen, können Sie die Kommunikation projektbezogen in IURIO bündeln, etwa mit der Chat-Funktion oder einem hochsicheren Webkonferenz-Tool.
• Zeit sparen: Dank der automatisierten Erinnerungs-Nachrichten sparen Sie Zeit, klar. Gleiches gilt für die archivierbaren Arbeitsschritte: In IURIO können Sie wiederkehrende Abläufe in einzelne Schritte unterteilen und diese archivieren. Für den nächsten Jahresabschluss haben Sie dann bereits systematisierte Projektschritte vorliegen, die Sie sofort nutzen können.
• Keine Handarbeit mehr: IURIO hat einen Datensync zu DATEV und BMD. Das erleichtert Ihnen die Verknüpfung der OPOS-Liste mit bspw. DATEV, denn das manuelle Zuweisen und Kategorisieren von Belegen in der kanzlei-führenden Software übernimmt IURIO für Sie.
• Sicherer Datentransfer: Statt die endlich gefundenen Belege in E-Mail-Anhänge zu packen oder über externe Websites hochzuladen, können Ihre Klienten (und Sie genauso) die Unterlagen per Datentransfer in den projektbezogenen Datensafe in IURIO legen. Hochsicher, versteht sich, und alles an einem Ort.
• Nachvollziehbarkeit erhöhen: Hat der Klient Ihren Hinweis zur OPOS-Liste nun richtig gelesen, oder braucht er noch einen Stupser? In der Collaboration Suite IURIO können Sie anders als in Mails genau nachvollziehen, wer was bereits gelesen und bearbeitet hat.

Ausgewogenheit statt Drahtseilakt: Effizient zur bereinigten OPOS-Liste mit IURIO

Die Offene-Posten-Liste ist ein Spiegel der Liquidität Ihrer Klienten und ein unverzichtbares Abbild ihrer wirtschaftlichen Situation. Die Collaboration Suite von IURIO bietet Ihnen den passenden Workaround, um die Verwahrerin der offenen Posten effizient und ressourcensparend aktuell zu halten. 

IURIO setzt dabei nicht etwa bei singulären Funktionen an, sondern erfasst Ihre komplexen Arbeitsabläufe als Ganzes. Mit exakt getimten Erinnerungen, effizienter Kommunikation und automatischem Datensync statt manuellem Kategorisieren von Belegen sparen Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit.

IURIO kann also einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die OPOS-Liste gebührend zu pflegen. Machen Sie sich hierfür als Steuerberater die Digitalisierung zunutze, um von den Vorteilen der digitalisierten Buchhaltung zu profitieren und sich so als zeitgemäßer Finanzberater zu positionieren. 

Effizienz durch Automatisierung: Die OPOS-Liste muss kein Zeitfresser sein! 

Eine übersichtliche und aktuelle OPOS-Liste ist das Ergebnis einer stimmigen Kooperation zwischen Ihnen und Ihren Klienten. Mangelnde Organisation und Ordnung seitens Ihrer Kundschaft, zeitliche Überschneidungen in der Kommunikation und fehlender Überblick können die Offene-Posten-Liste allerdings zu einem wahren Drahtseilakt der Buchhaltung machen. 

Als Steuerberater können Sie genau dabei unterstützen: Lenken Sie die Prozesse sinnvoll und reichen Sie Ihren Klienten die Hand, damit sie die offenen Posten bereinigen können. Sie selbst profitieren spätestens bei der Umsatzsteuervoranmeldung von der genauen OPOS-Liste. 

IURIO ist dabei die Stütze, um die zahlreichen notwendigen Arbeitsschritte rund um die OPOS-Liste zu systematisieren und zu automatisieren, damit Sie Ihre Zeit der Beratung widmen können. Sie möchten wissen, was die Collaboration Suite sonst noch für Sie tun kann? Zeigen wir Ihnen gern – kommen Sie auf uns zu!