Sicherer Datenaustausch online: Wie effizient & Richtlinien-konform arbeitet Ihre Kanzlei?
Der Austausch von Daten ist seit jeher ein zentraler Bestandteil Ihrer Arbeit als Anwalt oder Steuerberater. Schließlich tauschen Sie mit Ihren Klienten ständig Verträge, Belege oder andere Informationen aus – die meisten davon vertraulich und sensibel.
Das Gros des Datenaustauschs findet in den meisten Kanzleien spätestens seit der Digitalisierung online statt. Was Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtert, geht jedoch auch mit Risiken einher. Immerhin sind 75 Prozent der deutschen Unternehmen schon einmal Opfer eines Cyberangriffs gewesen.
Umso wichtiger ist es für die Steuerberatung und im juristischen Umfeld, einen sicheren Datenaustausch zwischen Mitarbeitenden und Klienten online zu gewährleisten. Viele Lösungen auf dem Markt setzen dafür auf Hochsicherheitsserver und restriktive IT-Regeln, die im Arbeitsalltag kaum umsetzbar sind.
Es geht aber auch anders! Wir zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe einer benutzerfreundlichen Kollaborations-Plattform den sicheren Datenaustausch mit Unternehmen und Klienten ganz einfach in Ihre Workflows integrieren können.
Was versteht man unter Datenaustausch?
Datenaustausch ist der Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Personen bzw. Geräten in elektronischer Form und einem bestimmten Format, wie .doc oder .pdf. Wenn Sie beispielsweise einem Klienten den Jahresabschluss zusenden, findet ein Datenaustausch statt. Sicher wird dieser, wenn dabei bestimmte Sicherheitsprotokolle beachtet werden und der Austausch über sichere Server stattfindet.
Einfach & intuitiv: Sicherer Datenaustausch mit Kunden & Klienten über eine Plattform
Der Austausch von Informationen ist grundlegend für die Geschäftstätigkeit von Unternehmen aller Branchen. Doch auch wenn der sichere Datenaustausch mit Lieferanten oder anderen Ansprechpartnern z.B. schon in der Industrie wichtig ist, kommen auf Ihre Kanzlei in Bezug auf die Online-Sicherheit besondere Herausforderungen zu.
Dazu gehört einerseits die Verschwiegenheitspflicht, die eine elektronische Verschlüsselung der Daten voraussetzen würde, aber auch die korrekte Umsetzung der DSGVO-Richtlinien. Viele Kanzleien setzen dazu noch immer auf E-Mail Anhänge oder Plattformen wie Dropbox. Diese fragmentierten Insellösungen sind jedoch nicht nur ineffizient, sondern werden auch den oben genannten Kriterien nicht gerecht.
Möchten Sie effizient arbeiten und auf Nummer sicher gehen, kann eine zentrale Software-Lösung Sie unterstützen. Einmal in Ihre Workflows integriert, bietet Ihnen eine Plattform wie die Collaboration-Suite IURIO eine intuitive Lösung für den sicheren Datenaustausch in jedem Arbeitsschritt.
Schritt-für-Schritt zum sicheren Datenaustausch online mit IURIO
Der sichere Datenaustausch ist das Fundament Ihrer Kanzleitätigkeit und deswegen in jedem Leistungspaket von IURIO enthalten. Als Collaboration-Suite geht die Software jedoch noch einen Schritt weiter: Indem Sie Ihre gesamte digitale Kommunikation über eine Plattform laufen lassen, können Sie Ihre Workflows optimieren und schaffen eine nahtlose und hochsichere Datentransfer-Lösung für alle Beteiligten.
Damit Sie die IURIO möglichst schnell und effektiv einsetzen können, gehen wir folgendermaßen vor:
- Demo der Plattform & Potenzial-Analyse
Im ersten Schritt zeigen wir Ihnen in einer Online-Demo, wie IURIO strukturiert ist und welche Funktionen die Software zu bieten hat. Anschließend analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei und finden heraus, welche Abteilungen das meiste Potenzial zur Steigerung der Effizienz besitzen. Klassischerweise sind das vor allem die Buchhaltung oder das Zusammenführen von Klienten-Informationen wie Belegen o.Ä.
- Individuelle Beratung & Konfiguration
Nach der Basis-Analyse übernimmt einer unserer Solutions Consultants die Detail-Beratung, der besonders auf die Optimierung von Workflows spezialisiert ist. Gemeinsam mit unserem Experten stellen Sie die passenden Module für Ihre Kanzlei zusammen. Wir richten die Software für Sie ein, kümmern uns um ein individuelles Branding und die korrekte Konfiguration der Plattform.
- Onboarding Ihrer Mitarbeitenden
Im letzten Schritt stellen wir die Collaboration-Suite live und führen ein Onboarding mit Ihren Mitarbeitenden durch. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der logischen Menüführung sind die Plattform und Ihr Team in der Regel nach ein bis zwei Stunden einsatzbereit. Dank der zahlreichen Schnittstellen von IURIO können Sie nun zahlreiche, vorab isolierte Arbeitsabläufe, effizient zusammenführen.
Nach der erfolgreichen Einführung der Collaboration-Suite begleiten wir Sie selbstverständlich auch bei der Übernahme der ersten Klienten auf die Plattform. Anschließend stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab, ob Ihre Ziele bereits erreicht sind oder es noch weitere Arbeitsabläufe gibt, die Sie digitalisieren und automatisieren möchten.
Eine Lösung statt vieler Tools: Ihre Vorteile mit der IURIO Collaboration-Suite
Als Kollaborations-Plattform für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Unternehmen wurde IURIO nach einem „Security-by-Design“ Konzept entwickelt, welches der Sicherheit Ihrer Kommunikation und Ihrer Daten oberste Priorität einräumt. Als Lösung für den sicheren Datenaustausch online gewährleisten wir diesen Anspruch durch:
- Clientseitige Verschlüsselung dank modernster Technologien
- FIDO2 Technologie zum sicheren Anmelden ohne Passwort
- Individuelles Rollenmanagement & Vergabe von Zugriffsrechten
- DSGVO-Konformität & ISO-zertifizierte Rechenzentren
- Server in Deutschland, Österreich & der Schweiz
Die besondere Herausforderung lag für uns darin, eine Software-Lösung zu entwickeln, die nicht nur hochsicher, sondern auch besonders einfach und intuitiv bedienbar ist. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen denken wir nicht in Funktionen, sondern in Arbeitsabläufen.
Mit IURIO setzen Sie daher nicht nur auf eine weitere Insellösung für den sicheren Datenaustausch oder die Kommunikation. Vielmehr handelt es sich um ein Tool zum Legal Project Management, das ihre bestehenden Anwendungen integriert und redundante Tools effizient substituiert. Dazu gehören z.B. auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, das Erstellen von digitalen Signaturen oder die Organisation von Webkonferenzen.
Integrieren Sie den sicheren Datenaustausch online nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe!
Die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und ihren Klienten erfordert tagtäglich den Austausch von Daten. Dieser findet in den meisten Fällen zwar elektronisch statt, erfüllt aber nicht die Anforderungen an Online-Sicherheit, die DSGVO-Richtlinie und weitere berufsrechtliche Auflagen, denen Sie als Steuerberater oder Anwalt unterliegen.
Möglichkeiten für den sicheren Datenaustausch online gibt es viele. Die wahre Herausforderung ist, eine Lösung zu finden, die gleichzeitig hochsicher ist und sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt.
Mit der IURIO Collaboration-Suite setzen Sie auf eine Software, die dank modernster Technologien alle Sicherheitskriterien erfüllt und gleichzeitig den Datenaustausch und Ihre Workflows optimiert. Kontaktieren Sie uns gerne für einen Demo-Termin und eine Potenzial-Analyse, um herauszufinden, wie IURIO Ihre Kanzlei unterstützen kann.
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